Hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký khai tử cho người chết đã lâu

1. Căn cứ pháp lý Căn cứ khoản 1 Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP: 

Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết. 

Căn cứ khoản 1 Điều 27 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định về những việc dân sự thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án, trong đó có việc: “Yêu cầu tuyên bố một người mất tích, tuyên bố một người là đã chết”. 

2. Hướng dẫn xử lý

- Trường hợp có tài liệu, chứng cứ hợp lệ có thể được xem xét làm căn cứ, bao gồm (ví dụ): hồ sơ, lý lịch cá nhân có thông tin đã chết do cơ quan quản lý xác nhận; biên bản xác minh tai nạn, sự kiện dẫn đến chết; giấy chứng nhận mai táng, hỏa táng; văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (chính quyền, công an…). Các tài liệu này phải được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật trước khi giải quyết.

- Trường hợp không có giấy tờ chính thức nhưng có thông tin liên quan như: gia phả dòng họ; giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ; văn bản xác nhận của người làm chứng. Nếu các thông tin này được UBND cấp xã tổ chức xác minh, lập biên bản xác minh, có văn bản xác nhận của chính quyền địa phương và đủ cơ sở khẳng định tính xác thực thì có thể xem xét là căn cứ để đăng ký khai tử. Về người làm chứng: người làm chứng phải là người trực tiếp biết, chứng kiến sự kiện chết; trường hợp chỉ nghe kể lại hoặc chỉ cùng thời kỳ sinh sống thì không đủ điều kiện làm chứng. 

- Trường hợp không có căn cứ chứng minh việc chết, người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ hợp lệ thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử theo quy định.

Đồng thời, hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục yêu cầu Tòa án có thẩm quyền tuyên bố một người là đã chết theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015. Sau khi có bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án, cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đăng ký khai tử theo quy định.